总账的外表形式一般应采用订本式的原因是：为保护总账记录的安全完整。实行会计电算化的单位，用计算机打印的总账必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人、会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章，以防失散。但科目汇总表总账可以是活页式。
一、什么是总账？
总账是指总分类账簿（General Ledger）也称总分类账。是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。总分类账所提供的核算资料，是编制会计报表的主要依据，任何单位都必须设置总分类账。
二、总分类账的账页格式：
总分类账的账页格式，一般采用借方、贷方、余额三栏式，根据实际需要，也可以在借方、贷方两栏内增设对方科目栏。总分类账的账页格式，也可以采用多栏式格式，如把序时记录和总分类记录结合在一起联合账簿，即日记总账。
三、总账的用途：
总账是财务系统软件的核心，业务数据在生成凭证以后，全部归集到总账系统进行处理，总账系统也可以进行日常的收、付款、报销等业务的凭证制单工作；从建账、日常业务、账簿查询到月末结账等全部的财务处理工作均在总账系统实现。
订本式账簿是在未启用以前就把许多账页装订在一起，并对账页按顺序编号的账簿。采用订本式账簿能够避免账页散失和防止抽换账页，但使用起来不够灵活，因为订本式账簿账页固定，不能增减，必须为每一账户预留空白账页。
订本式账簿这种账簿的账页固定，既可以防止散失，又可以防止抽换账页，较为安全；但若分类账采用这种账簿，要为每一账户预留若干空白账页，若留页不够会影响账户的连续记录，留页过多又会造成浪费；而且这种账簿，在同一时间内只能由一人登记，不便于记账人员分工。使用起来欠灵活。因此，订本式账簿，一般适用于具有统驭性、重要性的事项。
我国会计制度规定，只应该或只需要一个人登记的账簿，现金日记账、银行存款日记账以及总分类账必须使用订本式账簿。
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首先进入“系统管理”，点击“系统”菜单中的“注册”，根据提示填入有关账套的信息，设置分类编码方案，创建账套成功之后选择启用总账。在创建帐套时会有提示，如果已经跳过了进入帐套后在设置中找基本信息--系统启用然后选择总账或其他需要启用的模块。可以调节启用时间。
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