销项负数发票可以是做之前正常销售分录金额负数，也可以是做之前正常销售分录的相反分录金额正数。
借：主营业务收入，应交税费-应交增值税（销项税额），
贷：应收账款等科目。
借：库存商品，
贷：主营业务成本。
一、步骤是：
【第一步】点击“发票管理”-“发票开具管理”-“发票填开”-“普通发票填开”
【第二步】在发票页面点击“负数”按钮进行负数发票填开
【第二步】连续两次录入相同的代码号码，输入正确，点击“下一步”。若发票库中存在对应的正数发票，则显示正数发票信息，点击“确定”。若当前发票库中无对应的正数发票，则点击“确定”按钮，返回发票填开界面手工填写负数发票的明细数据。
二、使用电脑开票系统开票时，千万要注意，增值税普通发票可根据实际情况，据实开具，增值税专用发票要开负数发票，必须事先报主管税务机关审批，然后才能开具，否则不但无效，而且还违规。
销项负数保管发票，直接将发票放置在一个信封里面，做好备注即可。销项负数发票，所谓负数发票（即红字发票），是企业发生销售货物退回等业务时，冲减销售收入的合法凭证。对负数发票管理，税务机关一方面要对销货方纳税人开具的负数发票冲减销售收入合法依据进行审核，另一方面要对购货方纳税人是否按规定调减进项税额进行监督检查。红字发票和负数发票在本质上是一致的。只是由于实行电脑开票后，红字无法体现，才有负数发票之说。
销项负数是指外单位开的增值税发票，本单位已经做过账了，需要本单位去税局开个退货证明书，然后寄给外单位，它才能依据这个证明书，开一个销项负数发票，内容和原来开的一样，只是金额是负的，等于红冲，然后对方可以再给本单位开个正确的发票。
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